I denna lektion ska jag visa dig vad du behöver för ”utrustning” för att kunna kartlägga en verksamhetsprocess, dvs verktyg och metod.

I vår ”kursprocess” har vi nu kommit så här långt:

Det finns många olika metoder som du kan använda dig av och en viktig del i metoden är det så kallade ”notationssättet”, dvs hur du väljer att rita/symbolisera din process.

Du kanske har hört talas om ord som t ex BPMN, UML, SIPOC eller IDEF0.

Alla dessa notationssätt har lite olika syften och den notation som jag tycker fungerar bäst när det gäller att symbolisera en verksamhetsprocess är IDEF0.

Den beskriver på ett enkelt sätt flödet ifrån vänster till höger.

Sedan kan du utefter behov bygga på processen med mer information.

Nedan ser du t ex en symbol för intressent (dvs någon extern/intern kund, samarbetspartner e dyl.) som levererar in någon form av input som gör att processen startar.

Det finns ofta också en intressent i slutet av processen (kan vara samma eller annan intressent) som tar emot det slutliga resultatet.

Det som du ser ovanför processen är sådana saker som styr processen. Det kan vara instruktioner, lagkrav mm men även t ex kundrelaterade krav, interna mål mm.

Under processen ser du sådana saker som stödjer processen. Det kan vara mallar, checklistor, systemstöd men även vem som utför processen.

Processen kan även dela upp sig i flera parallella flöden om t ex saker ska utföras samtidigt.

När du valt vilken metod/notation du vill använda, så är det dags att välja ett verktyg som stödjer detta val.

Du kan välja mellan olika typer av verktyg för att dokumentera din process.

Papper och penna

Det allra enklaste är via en plastfilm eller papper som du sätter upp på väggen och som ni ritar direkt på och/eller använder post-it-lappar.

Det som är en stor fördel med detta sättet är att alla deltagarna kan vara delaktiga samtidigt och att alla ser hela processen gemensamt.

Nackdelar är bl a att det är svårt att ändra i processen i fall ni t ex bestämmer er för att rita om hela/delar av flödet.

En annan nackdel är att post-it-lappar mm kan ramla av och att det kan vara svårt att läsa vad det står i efterhand. Du kanske även behöver dokumentera resultatet någon annanstans (t ex i en ritplanka eller processverktyg).

”Ritplanka”

Ett annat alternativ är att använda vad jag brukar kalla en ritplanka. Med detta menar jag t ex Powerpoint, Visio eller Word.

Fördelar med ritplankan är att du då får processen dokumenterad direkt i ett elektroniskt verktyg och kan t ex direkt maila ut resultatet till deltagarna och eventuellt andra intresserade.

Varför jag kallar det ritplanka beror på att det inte finns så omfattande stöd i denna typ av program för att rita processer och det kan bli lite omständligt och "pilligt" om man vill ändra i, länka information och vidareutveckla verksamhetsprocesserna.

Processverkyg

Det absolut bästa är att välja ett riktigt processverktyg som är expert på just att rita och åskådliggöra processer.

Ofta har dessa verktyg någon form av databas inkluderad som gör att det blir enkelt att rita/ändra/länka information samt att t ex återanvända delar av en process i en annan process.

Det finns många olika processverktyg på marknaden och alla har lite olika komplexitet och inriktning. Några verktyg som finns på den svenska marknaden är 2c8 Modeling Tool, Qualiware Lifecycle Manager, QPR Processdesigner, Barium eller Canea Process. Alla verktyg har lite olika inriktning.

Jag själv föredrar 2c8, som jag tycker har alla de delar som behövs för att på ett bra sätt både kunna kartlägga och publicera verksamhetsprocesser.

2c8 är också anpassat för att kunna modellera ”live” direkt i ett möte, så att du ritar kartan direkt i verktyget på ett snabbt och enkelt sätt (om du vill förstås 😊).

Sammanfattningsvis har du nu fått kunskaper i en metod för hur du kan symbolisera din process på ett enkelt och strukturerat sätt och även fått lära dig om olika typer av verktyg samt för- och nackdelar med dessa typer.

Hoppas att du ser fram emot imorgon då du får den sista lektionen. Då får du lära dig vilka frågor du kan ställa och hur du kan använda metod och verktyg för att kartlägga ett exempel på en verksamhetsprocess.

Med vänliga hälsningar

  Susanne Ekström

   Kursledare, SEE Management

PS. ”Processerna finns där alltid…men om inga begrepp existerar för att identifiera och beskriva olika processer i verksamheten, är processerna ”osynliga” och sålunda omöjliga att hantera och styra.”  (Anell och Larsson, 1996)