I vår ”kursprocess” har vi nu kommit till sista lektionen:

Innan du börjar kartlägga är det viktigt att fastställa syftet med den aktuella kartläggningen, dvs säkerställa att du vet vad du ska kartlägga och vilket/vilka drivkrafter/behov som kartläggningen är tänkt att tillgodose.

Det kan finnas flera olika orsaker, vilket nedanstående exempel ifrån olika verksamheter belyser.

Dessa exempel belyser mer hur medarbetare kan uttrycka sig än de drivkrafter som beskrevs i första lektionen.

Fundera gärna på om du känner igen dig i någon eller några av exemplen. Du kanske även har andra exempel?

• Det uppstår många problem, när vi gör det här
• Vi gör nog lite olika
• Det borde gå att göra det här bättre
• Jag måste förklara hur det här går till
• Vi vill veta hur de här delarna hänger ihop
• Vi vet inte vem som egentligen ska göra vad
• Det är bara några få nyckelpersoner som kan göra dessa viktiga saker
• Det tar lång tid att introducera en nyanställd

Övningsprocess

Syftet med att kartlägga denna förenklade process för en webbshop är att gemensamt ta fram ett fungerande arbetssätt för processen "Hantera order".

De som tar emot de inkommande beställningarna registrerar dessa på lite olika sätt, vilket ställer till det både för lagret som ska plocka och färdigställa beställningen för leverans och i slutändan för kunden som riskerar att få för få alternativt fel varor levererade.

Det är också lite otydligt hur faktureringen initieras. Detta har lett till att man upptäckt att vissa beställningar faktiskt inte är fakturerade.

Sedan skall Ing-Marie, som är en av ordermottagarna, gå på mammaledighet och man behöver anställa en vikarie för henne.

En viktig del i kartläggningen är att du har frågor du kan ställa för att komma framåt (dvs frågebatteriet).

Några exempel på frågor som du kan använda är:

• Var kommer den ifrån?
• Vem tar emot den? Vart tar den vägen? Vem behöver den?
• Vem gör detta?
• Vad styr det här?
• Vad använder du när du gör det här?
• Vad behöver du för att kunna göra detta?
• Vad är det som gör att du börjar göra detta?

Som du lärde dig i lektion 2, så ska ju en metod och verktyg väljas. Utifrån detta väljer vi IDEF0 som metod och 2c8 som kartläggningsverktyg.

Istället för symbolen process kommer vi att använda symbolen aktivitet.

Aktiviteten används på en mer detaljerad nivå i processkartläggningen. Ett antal aktiviteter bildar tillsammans en process.

Fråga: Vad börjar processen med – vad triggar igång att ni börjar jobba?

Fråga: Från vem kommer ordern?

Fråga: Vad gör ni med ordern?

Fråga: Vad har ni när ni tagit emot ordern, dvs vad är resultatet av aktiviteten?

Successivt växer processen fram. 

Kommentar: Genom att kombinera beskrivningar både av aktiviteten och av resultatet kan du skapa stor skillnad i hur läsaren uppfattar det du vill förmedla med processkartan. Se nedan två olika alternativ.

När du börjar få ordning på processen så kan du börja fråga om vem som gör vad

Fråga: Men hur var det nu med faktureringen - i vilket läge fakturerar ni och vem gör det?

Förutom att processen nu är kartlagd så kan det behövas mer beskrivningar/instruktioner i de olika aktiviteterna så att medarbetarna vet vad de ska göra.

Utifrån SIQ:s definition av process (som du lärde dig i lektion 1), så har vi nu skapat en process som består av en serie aktiviteter, som förädlar en inkommande order till en levererad order.

Processen har två olika typer av kunder och startar med inkommen order och slutar med levererad order samt skickad faktura.

Processen är repetitiv och kan upprepas för varje ny order som inkommer.

För att förtydliga ytterligare kan vi även rita in kunderna kopplade till slutet på processen (se nedan).

Jag har även lagt till lite ytterligare symboler i processen för att göra processkartan mer komplett samt att jag har lagt till en "rubrikrad" för att tydliggöra vilken process vi tittar på.

Här ser vi också att den skickade fakturan är input/start för en annan process som heter Hantera kundreskontra.

TUSEN TACK FÖR DITT ENGAGEMANG HITTILLS OCH LYCKA TILL MED DIN EGEN PROCESSUTVECKLING! 

Med vänliga hälsningar

  Susanne Ekström

   Kursledare, SEE Management

PS. "The largest enemy of change and leadership isn´t a "no". It is a "not yet". "Not yet" is the safest, easiest way to forestall change. "Not yet" gives the status quo a chance to regroup and put off the inevitable for just a little while longer. Change almost never fails because it´s too early. It almost always fails because it´s too late."

(Seth Godin, 2008 citerad i Ljungberg och Larsson, 2012)